Mange kommer til Sysselmannen for å få stemplet skjema for momsrefusjon for varer som er kjøpt på fastlandet. Vi presiserer at varen skal være ubrukt og ligge i emballasjen, og den skal vises fram i skranken på sysselmannskontoret. Varen må være kjøpt i Norge og være pålagt norsk MVA. Den som søker om refusjon må være privatperson. Næringsdrivende reguleres av egne regler og skal ikke bruke refusjonsskjemaet RD-0032.

Har man kjøpt større gjenstander som møbler, kjøkkeninnredning eller lignende, kan man be om at en ansatt fra Sysselmannen kommer hjem og attesterer skjemaet der. Samme regler gjelder om at varen skal være ubrukt.

Sysselmannens ansatte skal kun attestere på at varen er fraktet til Svalbard, ikke ta stilling til om vilkårene for å få tilbakebetalt moms er oppfylt.