Dersom du skal på tur på egen hånd utenfor Forvaltningsområde 10, har du melde- og forsikringsplikt til Sysselmannen på Svalbard.

Melde- og forsikringsplikten er regulert av Forskrift om turisme og annen reisevirksomhet på Svalbard.Meldeplikten innebærer at du må melde fra til Sysselmannen om turen din dersom det skal foregå utenfor forvaltningsområde 10.Forvaltningsområde 10 er beskrevet i forskriften. Send inn meldeskjema om turen i god tid før den skal starte. I skjemaet skal du blant annet føre inn navn på turdeltakere, hva slags utstyr dere skal ha med samt rutebeskrivelse.En gruppe som reiser sammen skal bare fylle ut ett skjema. Det fortsettes at du har satt deg inn i lokalt regelverk, spesielt miljøregelverket og de sikkerhetsmessige forholdene.

Meldeskjema finner du her: Meldeskjema for individuelle reisende

Søk- og redningsforsikring

Etter at Sysselmannen har mottatt det ferdig utfylte meldeskjemaet vil du få beskjed om hvor stor forsikring du må ha for å få lov til å gjennomføre turen. Normalt vil forsikringsbeløpet ligge mellom 75.000 og 200.000 norske kroner. Forsikringen skal dekke eventuelle søk, redningsoperasjoner og pasienttransporter ("search and rescue" - SAR) som måtte bli nødvendig, uavhengig av om det er utvist uaktsomhet og dette må tydelig fremgå av forsikringspapirene. En ordinær reiseforsikring vil normalt ikke dekke eventuelle SAR-kostnader. De fleste må derfor tegne en ny særskilt forsikring for slike turer. Vær oppmerksom på at forsikringen må være gjeldende to uker utover den tiden dere har planlagt å være på tur. Dette på grunn av eventuelle forsinkelser i løpet av turen.

Når du har skaffet deg en søk- og redningsforsikring, skal Sysselmannen ha dokumentasjon på dette. Ta gjerne kontakt med Sysselmannen før du kjøper forsikringen slik at du vet at den blir godtatt. Som dokumentasjon godtas kopi av forsikringsavtale eller original bankgaranti med norsk eller engelsk tekst. 

Registreringskort

Når Sysselmannen har godkjent forsikringen eller bankgarantien, vil du få utdelt et registreringskort. Kommer du med fly til Svalbard må du komme innom Sysselmannskontoret (åpent mandag - fredag 08.30 - 15.30) for å få registreringskortet. Skal du seile til Svalbard, vil Sysselmannen sende deg en bekreftelse per e-post som du må skrive ut og ha med på turen til Longyearbyen, forutsatt at du har tatt kontakt god tid i forkant av reisen, sendt meldeskjema og dokumentert forsikring eller bankgaranti. Registreringskortet hentes på Sysselmannskontoret før dere fortsetter turen på Svalbard. 

Kontroll

Registreringskortet ditt må du ha med på turen, slik at du kan vise det frem dersom Sysselmannen kommer på kontroll. Kortet er dokumentasjon på at du har hatt den nødvendige kontakten med Sysselmannen før turen startet. 

Retur av registreringskort

Når turen er ferdig og du er kommet tilbake til Longyearbyen (eller har forlatt Svalbards farvann dersom du seiler), skal registreringskortet returneres til Sysselmannen snarest mulig. Husk å fylle ut de dataene som etterspørres før du returnerer det. Selv om Sysselmannen ikke har mottatt registreringskortet ditt og datoen du skulle vært tilbake er ute, vil det alene ikke utløse noen søk- eller redningsaksjon. Derfor bør du gjøre avtale med noen du kjenner om at de skal melde deg savnet dersom du ikke er tilbake til et bestemt tidspunkt.