Til § 1 Formål og bruken av fondets midler

Ordlyden i denne paragrafen er i hovedsak hentet fra vedtektene for Svalbards miljøvernfond og svalbardmiljøloven § 98, andre ledd. Svalbardmiljøloven § 98 gir regler for bruken av fondets midler, men departementet kan innenfor denne rammen gi nærmere regler for hvordan fondet skal disponeres, bl.a. i form av vedtekter og tildelingsbrev til fondet.

Forskningsprosjekter kan få tilskudd fra fondet, men tiltakene må i utgangspunktet settes i verk på selve øygruppen, jf. forarbeidene til svalbardmiljøloven heter det at fondet skal sikre at midlene bare blir brukt på Svalbard, i tråd med Svalbardtraktaten, og bare til miljøformål.

Sysselmesterens ordinære oppgaver knyttet til miljøvernforvaltningen skal fondet som utgangspunkt ikke finansiere.

Departementet vil presisere at forskriftsutkastet § 1 andre ledd er hentet fra svalbardmiljøloven, og paragrafen er ingen rangering av tiltak som kan få tilskudd. Departementet vil videre presisere at også tiltak i lokalsamfunnene kan få midler fra fondet, men fondet vil ikke kunne støtte ordinære driftstiltak i planområdene. Fondsmidlene skal brukes til tiltak på hele øygruppen.

Når det gjelder tilskudd til kulturminnetiltak vil departementet presisere at man som eier har ansvar for det løpende vedlikehold og skjøtsel av kulturminner. Dette kan utledes av § 45 siste ledd. Når det gjelder hvem som kan foreta skjøtsel og vedlikehold inneholder sml. § 45 annet ledd en særskilt hjemmel for Sysselmesteren til å foreta dette på annen manns eiendom. Eier eller rettighetshaver må imidlertid varsles på forhånd. Bestemmelsen utelukker imidlertid ikke at eier kan gjøre det samme.

I henhold til sml. § 45 annet ledd krever tiltak utover skjøtsel og vedlikehold, slik som restaurering, istandsetting, granskning mv., og som kan innebære inngrep i kulturminnet, tillatelse av Riksantikvaren. Eier kan også søke om midler til dette fra fondet, jf. Ot.prp.nr.38 (2000–2001) s. 142 hvor det fremgår at andre granskingstiltak eventuelt kan bekostes av Svalbards miljøvernfond. Dermed kan eier søke fondet om midler til tiltak av den type som er nevnt i de paragrafene som forskriftsutkastet § 1 andre ledd bokstav c nevner.

Til § 2 Målgruppe

Målgruppen for fondet er alle private rettssubjekt, frivillige organisasjoner og offentlige virksomheter. For offentlige virksomheter må det være snakk om særskilte tiltak, ikke ordinære oppgaver.

Til § 3 Kunngjøring

Det er viktig at kunngjøringen når alle potensielle søkere av tiltaksmidler. Det foreslås at kunngjøringen skal skje i Svalbardposten. Dette vil i hovedsak nå potensielle søkere på Svalbard. For å nå potensielle søkere på fastlandet kan kunngjøring finne sted også i andre egnede media. Det tenkes her særlig på internett, f.eks. fondets hjemmeside eller at kunngjøringen tas inn på Sysselmesterens hjemmeside. Dersom en finner det formålstjenlig, kan det også besluttes kunngjøring i papirmedier på fastlandet.

Kunngjøringen må omfatte alle krav til søknadene inkl. søknadsfrist.

Siden fondets midler bevilges over statsbudsjettet, vil kontantprinsippet gjelde. Dette prinsippet innebærer at tilskuddsbevilgningen må tildeles til tiltak som i utgangspunktet gjennomføres i løpet av vedkommende budsjettår. Av den grunn er det viktig at tilskuddsmidlene kunngjøres tidligst mulig. F.eks. kan kunngjøring finne sted så snart budsjettproposisjonen for vedkommende år er framlagt for Stortinget.

Det må settes en passende frist for innsending av søknader slik at søkere har rimelig tid på å gjøre seg kjent med kravene til søknad og utarbeide en søknad. Tilskudd for et år kan uansett ikke tildeles før tildelingsbrevet fra departementet foreligger.

Hvis en finner det praktisk bl.a. ut fra tilgjengelige midler, kan midlene kunngjøres to ganger i løpet av året.

Til § 4 Krav til søknaden

Første ledd sikter mot at søker må være klart definert, bl.a. slik at det er avklart hvem som er ansvarlig for gjennomføring av tiltaket som tildeles midler. Dette er først og fremst viktig dersom det skulle bli aktuelt å gjennomføre kontroll med at tiltaksmidlene er benyttet i samsvar med forutsetningene.

I andre ledd stilles det krav om å beskrive tiltaket det søkes om midler til, herunder formålet med det. Tiltaket må beskrives så utfyllende at det er mulig å danne seg en oppfatning av hva tiltaket består i.

Dersom tiltaket er teknisk kompliserte eller er komplisert av annen faglig art, må det sikres at vedkommende søker har nødvendig kompetanse til å gjennomføre tiltaket. Uten nødvendig kompetanse i slike tilfeller, kan det være betydelig risiko for at tiltaket ikke vil bli gjennomført.

I fjerde ledd er det stilt krav om at søknaden må omfatte et realistisk kostnadsoverslag for gjennomføringen av tiltaket. Sekretariatet fastsetter nærmere krav til spesifikasjon av kostnadene. Det er viktig at kostnadene blir spesifisert på en slik måte at en kan vurdere om overslaget er realistisk, og slik at ulike kostnadskomponenter og -arter fremkommer i tilstrekkelig grad. Kostnadsoverslag er helt nødvendig for å kunne prioritere søknadene. Fondsmidlene vil være begrenset, og tiltak med høye kostnader vil kunne beslaglegge vesentlige deler av fondets midler. Det må sikres at slike tiltak ikke blokkerer for tiltak med lavere kostnader, men med en samlet høyere nytteverdi i forhold til kostnadene.

I samme ledd kreves det finansieringsplan for omsøkte tiltak. Siden fondsmidlene antas å være av begrenset størrelse, vil det kunne være nødvendig med egeninnsats fra den som søker, eller bidrag fra andre kilder, tilskudd og/eller lån. For å sikre at tiltak som får tilskudd fra fondet, blir gjennomført, er derfor en finansieringsplan viktig bl.a. for å vurdere om det er realistisk at tiltaket blir gjennomført. Finansieringsplaner som forutsetter bidrag, lån e.l. fra andre, må være skriftlig dokumentert senest før sekretariatet leverer sin innstilling til styret, jf. forskriftsutkastet § 5.

Søknader sendes inn gjennom gjeldende elektroniske søknadssystem i henhold til veileder utarbeidet av sekretariatet.

Resultatene fra undersøkelser finansiert av fondet skal gjøres tilgjengelig for allmennheten og dette er tatt inn som et krav til søknaden i 6. ledd i § 4. Regelen må sees i sammenheng med de rettigheter og plikter tilskuddsmottaker har etter andre lover som f.eks. offentlighetsloven m.m.

Til § 5 Behandling av søknadene

Sekretariatet må sørge for å oppklare eventuelle uklarheter i søknaden og kan be om presiseringer. Det understrekes at dette ikke må fører til at det blir en ny søknad slik at søker i realiteten får forlenget frist med å søke om tilskudd. I samsvar med god forvaltningsskikk har sekretariatet plikt til å opplyse saken tilstrekkelig for å kunne fremme sin innstilling til styret. Bestemmelsen sikter mot slike forhold. Sekretariatet må likevel være nøye med at det som tas opp med tilskuddssøker i slike tilfelle ikke gjelder opplysninger som berører det materielle innholdet i søknaden.

Søknader som ikke tilfredsstiller vilkårene og søknader som innkommer etter utløpet av søknadsfristen, skal avvises.

Tredje ledd viser til prioriteringskriteriene for søknadene. Søknadene skal i hovedsak vurderes på bakgrunn av fondets formål, vedtekter og tildelingsbrev. Dette må sees opp i mot søknadens beløp og disponible tilskuddsmidler.

Miljøvernfondet er et statlig fond og da i utgangspunktet organisert som en del av statsforvaltningen. Dermed vil forvaltningsloven og offentlighetsloven i utgangspunktet gjelde for fondets virksomhet. Paragrafen slår fast at styret fastsetter hvilke søknader som får tildelt tiltaksmidler og størrelsen på tilskuddet. Styrets vedtak er ikke enkeltvedtak og kan derfor ikke påklages, jf. svalbardmiljøloven § 98 tredje ledd.

Til § 6 Informasjon til søkere om resultatet av behandlingen

Alle søkere har krav på svar på søknaden. Dette gjelder også søknader som er avvist som angitt i § 5 og søknader som ikke nådde opp i prioriteringen.

Paragrafen omhandler videre de krav som stilles til den informasjon som skal gis til søkere som får tildelt tiltaksmidler. Disse kravene følger særlig av forskriftsutkastets § 7 utbetalingsplan, § 8 rapporteringskrav, § 9 kontroll og § 10 tilbakebetaling.

I tillegg må det framgå utvetydig hvilket tiltak som er tildelt tilskudd med kostnadsoverslag, finansieringsplan, herunder tildelt tilskudd, og framdriftsplan, samt nødvendig informasjon slik at tilskuddet når fram til tilskuddsmottaker. Det skal videre opplyses hvor lenge tilsagnet gjelder og en frist for tilskuddsmottaker å melde tilbake at vilkårene godtas. Det vil også være krav om oppbevaring av regnskapsmateriale i inntil 10 år i samsvar med regnskapsloven.

Til § 7 Utbetalingsplan for tilskudd

Før utbetaling må det være bekreftet at alle vilkårene i tilsagnet er akseptert av mottaker.

Det foreslås å delegere til sekretariatet å fastsette retningslinjer for utbetaling av tilskudd.

Stortinget har pålagt forvaltningen at utbetalinger av statsmidler mest mulig skal foregå i takt med forbruket til den som mottar midler. Statsmidler skal ikke brukes som en likviditetsreserve eller gi mottaker en rentegevinst. Utbetalingstakten må derfor tilpasses forbruket til mottaker. Dette må tilpasses praktiske utbetalingsrutiner hos sekretariatet med f.eks. like store utbetalinger over et visst antall terminer som må ses i relasjon til størrelsen på de enkelte tilskuddene og den tid det tar å gjennomføre tiltaket.

Utbetalingene skal normalt være etterskuddsvis, men dersom det er nødvendig for å få gjennomført tiltaket, kan det foretas forskuddsvis utbetaling. Dette må vurderes i forhold til mottakers økonomiske situasjon. Dersom etterskuddsvis betaling påfører mottaker betydelig økonomisk belastning, kan forskuddsvis betaling foretas.

Ved terminutbetalinger må en vurdere behovet for framdriftsrapporter, jf. § 8. Sekretariatet skal ha godkjent sluttrapport før siste utbetaling i slike tilfeller.

Det følger av kontantprinsippet at et års utbetalinger skal dekke den økonomiske aktiviteten vedkommende år. Dersom det er gitt tilsagn om midler til tiltak som strekker seg over et årsskifte, skal de årlige utbetalinger begrenses til mottakers forbruk vedkommende år.

Utbetalingsplanen må framgå av tilsagnsbrevet.

Til § 8 Krav til rapportering og regnskap fra mottaker av tilskudd

Sekretariatet fastsetter krav til rapporter fra mottakerne av tilskudd. Rapportkravene tilpasses tiltakenes art. Rapportene skal være en bekreftelse på at forutsetningene for å bli tildelt midlene er ivaretatt. Utgangspunktet vil være søknaden med eventuelle endringer som er avtalt skriftlig. Omfanget på rapporten må også avveies i forhold til størrelsen på tilskuddet, andelen som tilskuddet utgjør at tiltakets samlede kostnader og tiltakets art. Ved f.eks. restaurering av kulturminner og andre tekniske installasjoner kan fotografier før og etter at arbeidene er utført, inngå som en del av dokumentasjon. Dette kan redusere behovet for skriftlig dokumentasjon.

Sekretariatet må også vurdere behovet for revisorattester. Dette gjelder ikke tilskudd til statlige virksomheter som er revidert av Riksrevisjonen. Behovet for revisorattester må vurderes ut fra størrelsen på tilskuddet og kostnadene ved revisorattester. Kravet om revisorattest må ikke føre til at mottaker får problemer med å finansiere tiltaket det gis midler til. Dersom det kreves revisorattest, må det oppgis hvilke kontrollhandlinger revisor forutsettes å gjennomføre. Dette må være handlinger som revisor faktisk er i stand til gjennomføre. Det vil f.eks. være vanskelig for revisor å vurdere teknisk/faglige forhold knyttet til gjennomføring av tiltakene. Revisorattest er et ledd i kontrollen med at midlene blir brukt etter forutsetningene, og bør kunne bekrefte at regnskapet er i orden, men det fratar ikke sekretariatet for eget ansvar for å følge opp at midlene er brukt etter forutsetningene.

Sluttrapport skal normalt foreligge senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført. Som angitt i forskriftsutkastet § 7, bør siste del av tiltaksmidlene holdes tilbake til sluttrapporten er mottatt og godkjent av sekretariatet. Dette er et incitament for å få mottaker til å avgi sluttrapport snarest mulig etter at tiltaket er gjennomført. Mottaker av tiltaksmidler skal selv følge opp dette, men sekretariatet må også påse at dette blir fulgt opp og eventuelt purre opp sluttrapporter fra tiltak som i henhold til framdriftsplanen skal være avsluttet. Sluttrapporten skal inneholde et regnskap satt opp på samme måte som budsjettet og finansieringsplanen. Den skal også inneholde en dokumentasjon på at vilkårene for tildelingen av tilskudd er fulgt. Dersom det er gjort endringer i forhold til vilkårene, og disse ikke er skriftlig avtalt med sekretariatet, må dette beskrives. Sekretariatet må vurdere om dette medfører så store endringer i tiltaket at det ikke lenger tilfredsstiller kravene til tilskudd, jf. forskriftsutkastet § 10. Rapporten skal også inneholde resultatene fra undersøkelser finansiert av fondet. Regelen må sees i sammenheng med de rettigheter og plikter tilskuddsmottaker har etter andre lover som f.eks. offentlighetsloven m.m.

Ved tiltak der det er fastsatt framdriftsutbetaling, må sekretariatet vurdere behovet for rapporter før terminutbetalingene. Dette skal eventuelt framgå av tilsagnsbrevet. Dersom ikke spesielle hensyn tilsier noen annet, er det tilstrekkelig at mottaker av tilskudd bekrefter at arbeidet følger de forutsatte planene, jf. merknadene til forskriftsutkastet § 7 ovenfor.

Krav til rapportering må framgå av tilsagnsbrevet.

Til § 9 Kontroll med mottaker av tilskudd

Det er fastsatt i bevilgningsreglementets § 10 annet ledd at det skal tas forbehold om tilskuddsforvalters adgang til å føre kontroll med at midlene benyttes etter forutsetningene. Tilskuddsforvalter er i dette tilfellet sekretariatet. Tilsvarende er det i lov om Riksrevisjonen § 12 tredje ledd gitt adgang for Riksrevisjonen til foreta de undersøkelser den finner nødvendig hos tilskuddsmottakere for å kunne kontrollere at tilskudd er nyttet etter forutsetningene. Det skal derfor tas forbehold om at sekretariatet og Riksrevisjonen har slik adgang i tilsagnsbrevet.

Sekretariatets kontroll skal normalt ta utgangspunkt i de innsendte rapporter og regnskap og gjennomføres som en generell formalia- og sannsynlighetskontroll, bl.a. basert på sekretariatets alminnelige kjennskap til mottakeren og området/fagfeltet for tiltaket.

Dersom den generelle formalia- og sannsynlighetskontrollen eller opplysninger mottatt på annen måte viser behov for ytterligere kontroll hos mottaker, skal det først foretas en vurdering av risiko og vesentlighet; herunder en vurdering av kostnadene ved å gjennomføre kontrollen i lys av den antatte nytten ved kontrollen. Dersom en finner behov for det, bør mottakers revisor underrettes og eventuelt inviteres til å medvirke i kontrollen. Under slik kontroll bør normalt utbetaling av tilskudd holdes tilbake, og nye tilsagn ikke gis, til vedkommende mottaker før saken er endelig avklart.

Til § 10 Tilbakebetaling av utbetalt tilskudd

Dersom en finner at mottaker ikke har brukt tilskuddet i samsvar med forutsetningene, kan tilskuddet kreves helt eller delvis tilbakebetalt. Utgangspunktet er at tilskuddet skal tilbakebetales, men dette må vurderes i forhold til hvor alvorlig en anser at vilkårene er brutt. Det legges til grunn at dersom tilskuddsmottaker underveis i arbeidet med tiltaket finner det hensiktsmessig med endringer i forhold til den opprinnelige planen, skal dette i utgangspunktet tas opp med sekretariatet og være godkjent av sekretariatet før endringene gjennomføres. Det kan imidlertid oppstå situasjoner der slike endringer ikke blir avtalt. Oppstår slike situasjoner må styret vurdere om tilskuddet har blitt brukt på en måte som ikke ville blitt tildelt tilskudd. I slike situasjoner bør som regel tilskuddet kreves tilbakebetalt dersom ikke sterke hensyn tilsier noe annet.

Oppfølgingen av krav om tilbakebetaling forutsettes å følge Bestemmelsene om økonomistyring i staten kap. 5.4.2.5, 5.4.3, 5.4.5. Dersom det blir aktuelt å ettergi slike krav, skal saken i samsvar med kap. 5.4.4 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten tas opp med Klima- og miljødepartementet som behandler saken videre.

Til § 11 Ikrafttredelse

Forskriften vil tre i kraft straks.