Veileder for forskere på Svalbard

---

Søknadsfrister
Det er fire faste søknadsfrister i året for forskningsaktivitet på Svalbard. Fristene er:

• 1 januar for feltarbeid i mars, april og mai.
• 1 mars for feltarbeid i juni, juli og august.
• 1 juli for feltarbeid i september, oktober og november.
• 1 oktober for feltarbeid i desember, januar og februar.

Les mer om fristene her.

Svalbardmiljøloven med tilhørende forskrifter regulerer hvilken type aktivitet som er søknadspliktig. Loven har bestemmelser om alt fra flora og fauna, kulturminner, arealplanlegging og diverse virksomhet med konsekvenser for miljøet, både inngrep, forurensning og ferdsel. Det er ikke all forskningsaktivitet på Svalbard som er søknadspliktig.  Hvorvidt et tiltak er søknadspliktig, avhenger av hvor omfattende tiltaket er, og hvilken påvirkning det har på naturmiljøet. Mindre, midlertidige installasjoner uten terrenginngrep, vannprøver og mindre steinprøver er eksempler på tiltak som ikke krever tillatelse. For øvrig vises til svalbardmiljølovens bestemmelser.  

Registrering og rapportering i Research in Svalbard-databasen
Prosjektet skal registreres i Research in Svalbard (RiS), med all etterspurt informasjon. Prosjektleder må undersøke i RiS om det er andre prosjekter det kan være hensiktsmessig å samarbeide med. Du må søke til Sysselmesteren via RiS-databasen om forskningstillatelse.

Rapportering til Sysselmesteren etter endt feltarbeid skal også gjøres gjennom RiS-databasen. Når du rapporterer, skal du registrere innsamlet materiale og data fra prosjektet. Data skal være av en kvalitet som gjør dem tilgjengelige, gjenfinnbare, samhandlende og gjenbrukbare i tråd med de internasjonale FAIR-prinsippene.

Melding- og rapportering av turopplegg
Dersom du skal på feltarbeid utenfor Forvaltningsområde 10 jf. FOR-1991-10-18-671 §3 bokstav c, har du meldeplikt til Sysselmesteren på Svalbard. Sysselmesteren stiller krav til hva en slik melding skal inneholde. For en gruppe er det tilstrekkelig å sende et felles meldeskjema. Meldingen skal sendes elektronisk via vårt meldeskjema (https://skjema.no/sysselmesteren/individuelle). Feltarbeidet skal ikke starte før dere har mottatt svar på meldingen fra Sysselmesteren. Etter avsluttet feltarbeid skal feltdøgn registreres i vårt rapporteringsskjema (https://skjema.no/sysselmesteren/turrapportering).

Forsikring
Individuelle reisende skal normalt sett ha en forsikring eller bankgaranti som dekker eventuelle søk, redningsoperasjoner og syketransporter (SAR) som måtte bli nødvendig i forbindelse med turer på Svalbard. Det forventes derimot at forskere og studenter er dekket gjennom at forskningsinstitusjonene er selvassurandører, og vi krever derfor ikke egen SAR-forsikring for forskere som skal ut i felt.

Deltakere i feltarbeidet
Av blant annet sikkerhetshensyn trenger Sysselmesteren å vite hvem som deltar i feltarbeidet. Forsikre deg om at alle deltakerne er omfattet i RIS-registreringen og eventuelt i melding om turopplegg.

Visumplikt
Personer med visumplikt til Schengen må søke om visum i god tid før reisen. Søknaden framsettes for nærmeste norske ambassade eller konsulat. Ved innreise til Svalbard forlater man Schengen-territoriet, og det er derfor viktig at det søkes om tillatelse til å reise inn i Schengen to ganger, én gang på reise opp til Svalbard og én gang på hjemreisen. Mer informasjon finner du på Utlendingsdirektoratets nettsider.

Feltperioden
Av blant annet sikkerhetshensyn og hensyn til naturmiljø trenger Sysselmesteren å vite hvor og når feltarbeidet pågår. Før du søker må du avgjøre om feltarbeidet planlegges gjennomført innenfor restriksjonsområder. Hvis det er tilfelle må du vurdere andre alternativ, f.eks. å flytte feltarbeidet i tid eller til annen lokalitet. Forsikre deg om at de planlagte feltarbeidene er registrert i RiS-databasen. Det skal registreres et feltarbeid per lokasjon. Husk at feltperioden(e) ikke nødvendigvis er de(n) samme som prosjektperioden (den totale perioden prosjektet pågår).

Lokalitet
Angi spesifikt område for feltarbeidet i Research in Svalbard-databasen. Vær så presis som mulig. Hvis du skal gjennomføre feltarbeid på flere lokaliteter, må du forsikre deg om at alle registreres. Det er ulike bestemmelser som gjelder innenfor og utenfor forvaltningsområde 10, og innenfor de ulike verneområdene.

Innenfor forvaltningsområde 10 er det ingen spesiell registrering for reisende. Utenfor forvaltningsområde 10 er Sysselmesterens meldeskjema for individuelle reisende nødvendig.

Hvis du ønsker å gjennomføre feltarbeid innenfor nasjonalparker eller naturreservater, må du forholde deg til verneområdes forskrifter. Disse varierer for de forskjellige verneområdene. Ferdsel og feltarbeid i slike områder krever som regel tillatelse fra Sysselmesteren, og du må søke om dispensasjon fra konkrete bestemmelser og begrunne hvorfor arbeidet må gjøres i verneområdet. Prosjekter som like godt kan utføres utenfor verneområder, skal lokaliseres til ikke vernede områder. I noen verneområder er det ferdselsforbud hele eller deler av året.

I utgangspunktet er all flora og fauna med egg, reir og bo fredet (§ 25 Svalbardmiljøloven).

Flora
Det er forbudt å skade eller plukke planter på Svalbard etter svalbardmiljøloven § 28. Innsamling av sopp, og av tang og tare til privat bruk, er tillatt. Innsamling av planter til forskning eller undervisning er tillatt dersom dette ikke gjør vesentlig inngrep i bestanden på stedet. All innsamling av flora som kan gjøre vesentlig inngrep i bestanden på stedet skal ha tillatelse fra Sysselmesteren etter § 29 i svalbardmiljøloven.

Flytting av planter skal ha tillatelse fra Miljødirektoratet. Import av planter til Svalbard skal ha tillatelse fra Miljødirektoratet etter §26 i svalbardmiljøloven. Ved eksport av plantemateriale fra Svalbard til Norge er det ikke nødvendig med egen tillatelse for naturlig forekommende planter fra Svalbard. For andre planter skal du kontakte Sysselmesteren. For videretransport til andre land, ta kontakt med tollmyndighet i vedkommende land.

Fauna
Reglene som gjelder forstyrrelse av dyreliv, er svært strenge og omfatter også håndtering og innsamling. Det er forbudt å flytte på fallvilt, selvdøde dyr i naturen eller deler av slike. Unntak er naturlig felte gevir av rein. Meld fra til Sysselmesteren dersom du gjør interessante funn.

All forstyrrelse av fauna krever tillatelse fra Sysselmesteren etter § 30 i svalbardmiljøloven. Unngå alle unødvendige forstyrrelser.

Håndtering, merking og instrumentering av dyr skal ha godkjenning fra Mattilsynet før søknaden sendes til Sysselmesteren. Behandlingstiden hos Mattilsynet kan være lang, beregne derfor god tid.

Flytting av fauna krever tillatelse fra Miljødirektoratet. Import av fauna til Svalbard krever også tillatelse fra Miljødirektoratet, § 26 i svalbardmiljøloven. For eksport av zoologisk materiale gjelder ulike bestemmelser, og en del krever godkjenning av Mattilsynet. Miljødirektoratet behandler søknader om eksport av materiale fra CITES-listede arter.

Kulturminner
Alle faste og løse kulturminner fra før 1946 er automatisk fredet, jf. svalbardmiljølovens kap. V. Fredningen omfatter alle spor etter menneskelig virksomhet, som bygninger og anlegg (både stående, ruiner og tufter), graver samt alle andre strukturer og gjenstander laget av mennesker. Menneskegraver er fredet uansett alder, og dette gjelder også for skjelettrester fra hval og hvalross på slakteplasser og skjelettrester av isbjørn ved selvskuddkasser.

Rundt alle faste kulturminner er det en 100 meter sikringssone i alle retninger. Sikringssonen er like fredet som selve kulturminnet, og begge deler vises i kartet i RiS-databasen (husk å zoome godt inn for å se disse). Det er forbudt å sette opp leir og brenne bål innenfor sikringssonen. Det er heller ikke lov å flytte på automatisk fredete kulturminner, selv om de blir funnet på stranda eller andre utsatte steder. Er du i tvil, regn med at gjenstanden er fredet.

Dersom det omsøkte feltarbeidet berører fredete kulturminner eller sikringssoner rundt disse, er det nødvendig å søke om dispensasjon fra svalbardmiljølovens § 42. Søknaden må inneholde detaljert informasjon om alle planlagte fysiske inngrep i området med fredete kulturminner og tilhørende sikringssoner:

Forskningsinstallasjoner: plassering (koordinater eller detaljert kartutsnitt som viser alle installasjonene), størrelse og fundamenteringstype

Prøvetaking:

• Type prøver, antall og volum
• Plassering, størrelse og dybde på prøveruter
• Skal det tas ut prøver fra fredete kulturminner (bygninger, anlegg, strukturer, o.l.)?
• Skal prøvene føres ut av Svalbard for analyse?

Leir: nøyaktig plassering og størrelse (antall telt og andre innretninger/konstruksjoner)

Søknaden skal sendes til Sysselmesteren som utarbeider en tilrådning før den sendes videre til Riksantikvaren. Det er Riksantikvaren som fatter vedtak i slike saker, og det må beregnes god tid før søknaden blir ferdig behandlet.

Geologi / Terrenginngrep /seismikk
Det er i utgangspunktet ikke nødvendig med tillatelse for innsamling av løse steiner, men undersøk verneforskriften som gjelder for det området man skal hente ut prøvene fra. Det er noe ulike reguleringer i de forskjellige verneområdene. En forutsetning er at innsamlingen ikke er så omfattende at den kan sies å påvirke naturmiljøet i området. Større innsamlinger er derfor søknadspliktig. Innsamling av fossiler er kun tillatt utenfor verneområde. Innenfor verneområde er slik innsamling søknadspliktig.

For geologisk arbeid som involverer terrenginngrep større enn 20x20 cm skal du ha tillatelse fra Sysselmesteren etter § 57 i svalbardmiljøloven. Dersom terrenginngrepet berører områder med fredete kulturminner, er dette søknadspliktig (se avsnitt om kulturminner).

Jord-, is-, snø, vannprøver
For mindre jordprøver (< 1 l og færre enn 10) og uttak av iskjerner fra breer kreves det i utgangspunktet ikke tillatelse, heller ikke for uttak av snøprøver og vannprøver (salt- og ferskvann). Tillatelse til jordprøver er likevel påkrevd dersom uttaket er omfattende. Det er også nødvendig med tillatelse ved uttak av iskjerner dersom det skal tas i bruk maskinelt eller motorisert utstyr.

Dersom uttak av jordprøver berører områder med fredete kulturminner, er dette søknadspliktig (se avsnitt om kulturminner).

Forurensing
Ingen må ha, eller gjøre noe som kan medføre fare for forurensning til naturmiljøet og det er forbudt å slippe ut miljøgifter i miljø, jf. svalbardmiljøloven §§ 65 og 66. Det betyr i praksis at det ikke er tillatt å slippe ut noen stoffer eller produkter i naturen som kan medføre risiko for skade på miljøet. Dersom det skal benyttes stoffer eller produkter som kan ha en miljømessig konsekvens, så er dette søknadspliktig. Informasjon om et stoff eller produkt er skadelig for miljøet fremgår f.eks. av produktdatabladets merking og klassifisering.

Drivstofflagring
Hvis du planlegger å etablere et drivstoffdepot på Svalbard, trenger du tillatelse fra Sysselmesteren. Merk at du også trenger tillatelse for å sette ut jerrykanner. Du kan søke om drivstoffdepot elektronisk på Sysselmesterens nettsider. Du må legge inn etablering av drivstoffdepot i søknaden som du sender til Sysselmesteren via RiS-databasen.

Drivstoffdepotet må ikke plasseres i nærheten av fredete kulturminner eller innenfor sikringssoner til disse (se avsnitt om kulturminner).

Installasjoner – utsetting og innhenting
Dersom du planlegger å sette ut installasjoner, må du søke om tillatelser til Sysselmesteren. Svalbardmiljøloven gjelder hele Svalbard. Alle større installasjoner utenfor planområdene med godkjent arealplan krever tillatelse fra Sysselmesteren etter svalbardmiljølovens § 57. Dersom installasjonen skal plasseres i et område med fredete kulturminner, er dette søknadspliktig (se avsnitt om kulturminner). Husk å angi presis lokalitet på kart. Alle installasjoner skal registreres i RiS.

De tre største bosetningene på Svalbard og områdene rundt disse reguleres av arealplaner: Longyearbyen, Ny-Ålesund og Barentsburg. Tiltak og installasjoner innenfor disse planområdene skal være i tråd med arealplanen og eventuelt ha tillatelse av planmyndigheten. Undersøk derfor først om tiltaket er i tråd med gjeldende arealplan, og send inn melding eller søknad til planmyndigheten. Er du i tvil, ta kontakt med Longyearbyen lokalstyre i Longyearbyen, Kings Bay AS i Ny-Ålesund og Sysselmesteren for tiltak i Barentsburg. Foruten Longyearbyen lokalstyre i Longyearbyen er Sysselmesteren planmyndighet i planområdene. Planmyndigheten kan også hjelpe deg ved praktiske spørsmål. Installasjoner og andre tiltak skal også ha tillatelse fra grunneier.

Transport
Avhengig av transportbehov vil du kunne trenge flere tillatelser. Merk at tillatelser er nødvendig for alle helikopterlandinger og dropp av last, også på sjøis eller på fartøyer. Det er viktig at transporten planlegges grundig, slik at søknadene og tillatelsene dekker behovet. Det er meldeplikt for all ferdsel utenfor område 10. For snøskuterkjøring utenfor område 10, skal alle tilreisende ha tillatelse fra Sysselmesteren.  

UAV
Bruk av drone krever foreløpig ikke en tillatelse fra Sysselmesteren, men det er forbudt å forstyrre dyrelivet på Svalbard, jf. svalbardmiljølovens §§ 5 og 30.

Dersom du skal fly drone må du sette deg inn i og følge reglene for droneflyvning. I tillegg stilles det krav til pilotens kompetanse. Kravene øker i takt med flygingens risiko. Det er Luftfartstilsynet som forvalter bestemmelsene om droner og modellfly: Drone (luftfartstilsynet.no). 

Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) og Datatilsynet gir informasjon om hvilke regler som gjelder for filming og fotografering fra luften. Mer informasjon finner du her: Luftbårne sensorsystemer - Nasjonal sikkerhetsmyndighet (nsm.no) og her: Droner - hva er lov? | Datatilsynet.

I Longyearbyen og Ny-Ålesund er det ikke tillatt å fly droner nærmere lufthavnen enn 5 km, med mindre tillatelse fra flytårnet er gitt. Piloten må selv innhente tillatelse for hver flyvning. Ny-Ålesund har i tillegg en sone på 20 km rundt byen med radiostillhet. Dette betyr at det i praksis er forbud mot å fly droner Ny-Ålesund og i hele Kongsfjorden. For å kunne fly drone i Ny-Ålesund må det derfor søkes om tillatelse fra Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (NKOM). I forkant av søknaden må Kartverket kontaktes slik at droneflyvningen koordineres med planlagt lytteaktivitet. For mer informasjon om radiostillhet kontakt Kings Bay AS, NKOM og Kartverket. Nyttig informasjon finner du også her: Regler for UAV (kingsbay.no) og her: Bruk av UAS | Ny-Ålesund Research Station (nyalesundresearch.no)

Leir og telting
Krav til leiropphold og telting er regulert i Leirforskriften for Svalbard, samt i svalbardmiljølovens bestemmelser. Du må ha tillatelse fra Sysselmesteren til opphold utover en uke på samme lokalitet. Husk krav om avstand til kulturminner. Sikringssonen rundt faste kulturminner er 100 meter og er markert i kartet i RiS-databasen (se avsnitt om kulturminner).

Telting eller leiropphold skal gjennomføres slik at skade eller slitasje på vegetasjon i størst mulig grad unngås. Telt og andre installasjoner skal så langt det er mulig legges på vegetasjonsfri mark.

Sikkerhet
Enhver som ferdes utenfor bosettinger, med unntak for tilreisende og fastboende som er med i organisert turopplegg, plikter å ha kunnskap om sikring mot isbjørnangrep. Det skal iverksettes nødvendige tiltak for å unngå fare for angrep fra isbjørn og for å kunne avverge et slikt angrep uten å skade eller avlive dyret.

Enhver som ferdes utenfor bosettinger, med unntak av tilreisende og fastboende som er med i organisert turopplegg, skal ha egnede midler for skremming og jaging av isbjørn. Det er påbudt å sikre leirplasser mot isbjørn. Vi anbefaler på det sterkeste at du gjør deg kjent med potensielle farer på Svalbard og aktuelle forebyggende sikkerhetstiltak. Vær sikker på at du er kjent med bruk av våpen og signalpistol. Vi anbefaler alle som skal ut i felt å ta et sikkerhetskurs. Forsvarlig omgang med våpen er viktig, både for din egen, andre menneskers og isbjørnens sikkerhet.

Det er et krav at nødpeilesender er med på all ferdsel utenfor forvaltningsområde 10 og at Sysselmesteren skal vite identiteten til senderne. Dette vil framgå av meldeskjemaet.